Datenschutz für Dienstnehmer-Empfehlung – Stand Jänner 2026

Für die Bereitstellung von Daten im Rahmen einer Empfehlung eines Dienstnehmers an seinen Arbeitgeber gelten folgende Regelungen:

1. Anwendungsbereich
   Diese Datenschutzerklärung gilt ausschließlich für die Nutzung der von CleanFuture bereitgestellten Dienstnehmer Empfehlung und Upload Funktion. Über diese Anwendung haben Dienstnehmer die Möglichkeit, einen Zulassungsschein eines ihnen überlassenen Firmenfahrzeugs hochzuladen und ihrem Arbeitgeber die Nutzung der Dienstleistungen von CleanFuture zu empfehlen. Diese Datenschutzhinweise gelten ergänzend zur allgemeinen Datenschutzerklärung von CleanFuture und regeln ausschließlich die im Rahmen dieser speziellen Funktion stattfindenden Verarbeitungsvorgänge.
2. Verantwortlicher
   Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) ist die CleanFuture GmbH. Kontaktaufnahmen in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten können jederzeit per E Mail an datenschutz@cleanfuture.at erfolgen.
3. Beschreibung der Verarbeitung
   Im Rahmen der Dienstnehmer Empfehlung und Upload Funktion lädt der Dienstnehmer freiwillig einen Zulassungsschein eines Firmenfahrzeugs hoch und benennt seinen Arbeitgeber als potenziellen Nutzer der Dienstleistungen von CleanFuture. Der Upload erfolgt eigeninitiativ durch den Dienstnehmer und stellt keine Handlung im Auftrag des Arbeitgebers dar. Der Arbeitgeber ist zu diesem Zeitpunkt weder Auftraggeber noch Verantwortlicher der Verarbeitung im Sinne der DSGVO. Eine automatische Weitergabe der hochgeladenen Unterlagen an den Arbeitgeber erfolgt nicht.
4. Verarbeitung personenbezogener Daten
   Im Rahmen des oben genannten Prozesses werden ausschließlich jene personenbezogenen Daten verarbeitet, die im hochgeladenen Zulassungsschein enthalten sind oder für die Durchführung des Empfehlungsvorgangs zwingend erforderlich sind. Dazu zählen insbesondere fahrzeugbezogene Identifikationsdaten wie Fahrzeugidentifizierungsnummer, Kennzeichen, Zulassungsdatum sowie Angaben zum im Zulassungsschein ausgewiesenen Zulassungsbesitzer.
5. Zweck der Verarbeitung
   Die Verarbeitung der Daten erfolgt ausschließlich zum Zweck der Ermöglichung einer rechtmäßigen, ordnungsgemäßen und nachvollziehbaren Durchführung des Empfehlungsvorgangs sowie zur Sicherstellung der Verfahrensintegrität und der technischen Abwicklung der Anwendung. Eine Nutzung der Daten zu Marketing , Profiling oder Analysezwecken findet nicht statt.
6. Rechtsgrundlage der Verarbeitung
   Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Dienstnehmer Empfehlung und Upload Funktion erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse des Dienstnehmers liegt darin, seinem Arbeitgeber eine sachlich begründete Empfehlung zur Nutzung der Dienstleistungen von CleanFuture zu ermöglichen und damit auf eine für den Arbeitgeber potenziell wirtschaftlich und organisatorisch vorteilhafte Möglichkeit hinzuweisen. Der Dienstnehmer handelt hierbei eigeninitiativ, freiwillig und ohne arbeitsrechtliche Verpflichtung. Die Verarbeitung steht zudem im Einklang mit der arbeitsrechtlichen Treuepflicht des Dienstnehmers, da sie darauf gerichtet ist, dem Arbeitgeber eine rechtlich zulässige und objektiv vorteilhafte Handlungsoption aufzuzeigen, ohne dessen Entscheidungsfreiheit zu beeinträchtigen.
7. Informationen des Arbeitgebers und Widerspruchsmöglichkeiten
   Sofern im Rahmen des Uploads der Arbeitgeber als Zulassungsbesitzer im Zulassungsschein ausgewiesen ist, wird dieser automatisiert per E Mail darüber informiert, dass ein entsprechender Zulassungsschein durch einen Dienstnehmer hochgeladen wurde. Dem Arbeitgeber wird hierbei die Möglichkeit eingeräumt, unverzüglich der Verarbeitung zu widersprechen und die sofortige Löschung der übermittelten Daten zu veranlassen.
   Der Umfang, der im Rahmen dieser Information übermittelten Angaben ist dabei strikt auf das erforderliche Mindestmaß beschränkt. Übermittelt wird ausschließlich ein Hinweis auf die erfolgte Übermittlung eines Zulassungsscheins sowie jene Basisinformationen, die zur Identifikation des betroffenen Vorgangs erforderlich sind. Eine Übermittlung des vollständigen Zulassungsscheins oder darüberhinausgehender personenbezogener Daten an den Arbeitgeber erfolgt nicht.
8. Speicherdauer und Löschung
   Sofern kein Widerspruch des Arbeitgebers erfolgt und der zugrunde liegende Vorgang nicht abgeschlossen wird, werden die hochgeladenen Daten ausschließlich zweckgebunden für eine Dauer von maximal 30 Tagen gespeichert. Nach Ablauf der genannten Frist werden die Daten automatisch und unwiderruflich gelöscht.
9. Weitergabe an Dritte
   Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nicht. Ausgenommen hiervon sind ausschließlich Fälle, in denen eine gesetzliche Verpflichtung, eine behördliche Anordnung oder eine rechtskräftige gerichtliche Entscheidung eine Offenlegung zwingend vorschreibt.
10. Technische und organisatorische Trennung und Datensicherheit
    Die Verarbeitung erfolgt unter Einhaltung der Vorgaben der Art. 5 und 32 DSGVO. Die hochgeladenen Daten werden in einem gesonderten und abgeschotteten Systembereich gespeichert, der ausschließlich für diese Anwendung vorgesehen ist. Eine Zusammenführung mit anderen Datenbeständen findet nicht statt.
11. Betroffenenrechte
    Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO, auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO sowie – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen – auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO und Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO. Darüber hinaus besteht das Recht auf Beschwerde bei der österreichischen Datenschutzbehörde gemäß Art. 77 DSGVO.
12. Freiwilligkeit der Datenbereitstellung
    Die Bereitstellung der Daten erfolgt freiwillig. Es besteht weder eine gesetzliche noch eine vertragliche Verpflichtung zur Nutzung der Dienstnehmer Empfehlung und Upload Funktion. Eine Nichtbereitstellung führt lediglich dazu, dass diese Funktion nicht genutzt werden kann.
13. Änderung der Datenschutzerklärung
    CleanFuture behält sich vor, diese Datenschutzerklärung bei rechtlichen oder technischen Änderungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung wird im Rahmen der Anwendung zur Verfügung gestellt.